각 주제별 비즈니스 영문 메일의 예문 샘플과 작성 법 일람(1)

각 주제별 비즈니스 영문 메일의 예문 샘플과 작성 법 일람(1)

영문 비즈니스 메일의 인사

비즈니스 영어에서는, 메일은 최대한 「용건을 적확하게」라고 하는 원칙이 있어,

긴 메일 자체를 싫어하는 것은 해외도 마찬가지입니다.

 

따라서 영문 레터일 수 있는 긴 인사 등은 사교적인 목적 외에는 잘 사용하지 않습니다.

하나의 메일에 하나의 안건이라는 것이 실무상의 교환에서는 기본적인 사용법입니다.

 

몇 번이나 주고 받고 있는, 혹은 주고받게 되는 상대의 경우,

뭔가 공통의 이벤트에 관련해서 한 문장을 넣는 것도 좋다고 생각합니다만,

단도직입적으로 용건부터라는 메일이 더 많다고 생각합니다.

 

인사의 말을 꺼내는 방법으로는, 답례나 받은 메일에 대해 한마디라고 하는 것이 자연스럽습니다.

 

 

It's been a while since we've last met. Hope you and your family are well.	안 본지 오래되었네요.당신과 가족이 건강했으면 좋겠습니다만.

How are you doing these days? Many things have changed around me.	건강합니까?내 주변에서는 여러 가지 변화가 있었어요.

Thank you for your kind e-mail. I feel much better now.	신경써주신 메일 감사합니다.많이 좋아졌어요.

Spring has come and there are many flowers blooming here in Japan.	이곳에도 봄이 도래함과 함께 많은 꽃이 피어 있습니다.

 

I really want to thank you for the hospitality that you've shown to us during our stay in～。	머무르는 동안의 따뜻한 환대에는 매우 감사하고 있습니다.

I appreciate your strenuous effort for cost reduction regarding material XYZ.	XYZ라는 재료의 비용 절감에 수고해 주셔서 감사합니다, 라는 의미입니다.

I feel gratitude for your kind support during my last visit to your country.	지난 번 체류 시의 서포트에 대한 감사의 말을 하는 케이스입니다.

 

초면의 상대라면 자기소개를 가볍게 해도 좋을 것이고,

사무적인 연락을 그룹 내나 관계자 회사 내에서 하는 것 뿐이라면 특히 용건만으로도 문제 없을 것입니다.

 

 

영문 비즈니스 메일로 후임을 소개하다

회사 자체가 바뀌는 경우, 관계자 일동에게 일제히 송신하는 경우, 회사명까지는 쓰지 않는 것이 일반적이지만, 

자신의 이름으로 일을 했던 것과 같은 직종에서는 개별적으로 전달하는 경우도 있습니다.

 

이것은 국가나 회사에 따라 다르지만, 일본에서는 특히 「회사로서」거래를 하고 있었다고 하는 경우가 많습니다만, 

해외의 거래처나 담당자에 따라서는 「이 사람이니까」라고 하는 것으로 거래가 성립되고 있었다고 하는 것도 있습니다

(물론, 일본에서도 이러한 케이스도 있습니다만, 업종·규모에 따라서는 해외 쪽이 사람 베이스로 관계성을 만든다, 

라고 하는 케이스가 많은 것 같습니다).

 

이 때문에, 특히 일대일로 메일을 주고 받는 경우에서는, 

다음에 어디서 일하게 되었는지 전달하는 것도 드물지 않습니다.

 

This is to announce that I will be transferring to Jakarta branch from next month. 
As my replacement, Mr. Suzuki will be going to take my place from next month. 
He has experience in related field and I'm sure that he will contribute to our business.

From now on, please send all related e-mail to Mr. Suzuki as well.

If you have submitted my e-mail address to mailing list or alias, please change my address to Mr. Suzuki's.

I really thank all of you for the kind support. For about one month, I will be supporting Mr. Suzuki's job.


다음 달부터 자카르타 지점으로 전근을 가게 되었습니다. 
제 후임으로 다음 달부터 스즈키(鈴木木) 씨가 제 일을 이어받습니다.
그는 유사 분야에서의 경험이 있어 당사의 전력이 될 것입니다.

현시점에서, 관련 메일의 전부를 스즈키씨에게도 보내 주세요.

제 메일 주소를 메일링 리스트나 에일리어스에 등록한 경우, 모두 스즈키씨의 주소로 변경해 주세요.

지금까지 여러분의 서포트를 해 주셔서 대단히 감사하고 있습니다.

한 달 정도 스즈키(鈴木木) 씨의 일을 지원할 예정입니다.


来月からジャカルタ支店へ転勤となりました。 私の後任として、
次月から鈴木さんが私の仕事を引き継ぎます。

彼は類似分野での経験があり、当社の戦力となることでしょう。

現時点から、関連メールのすべてを鈴木さんへも送ってください。

私のメールアドレスをメーリングリストやエイリアスに登録している場合、
すべて鈴木さんのアドレスへ変更ください。

今まで皆様のサポートをいただき大変感謝しております。

一ヶ月ほど、鈴木さんの仕事の支援を行う予定です。

위는 관계자 전원에게 후임자 소개 메일의 예문입니다.자신의 전근에 대해서도 서두에서 언급하고 있습니다.

이러한 메일은 보내도 좀처럼 상대방이 신임자에게 연락하지 않거나 하는 경우도 있기 때문에,

 

전임자는, 끈기있게 담당이 변경한다는 취지로 연락할 필요가 있습니다.

또한 인수인계 완료되었을 무렵에 다시 같은 메일을 보내 확인해 두는 것이 좋을지도 모릅니다.

 

영문 비즈니스 메일에서 자주 사용하는 생략어

 

영문 메일에는 자주 생략 후가 사용됩니다.

감각적으로 일본어 이상으로 생략하는 경우가 많은 언어일지도 모릅니다.

 

신속하게 가급적 짧게 의사소통하는 수단으로 유용한 메일이기 때문에 

생략어가 발달하는 것도 수긍할 수 있지만, 너무 많이 사용하면 사람에 따라 해석이 달라지거나 

이해할 수 없게 될 수도 있기 때문에 적당히 하는 편이 좋은 경우도 있습니다

 

.상대가 사용하고 있는 생략 후에 대해서는 사용해도 거의 문제 없다고 생각합니다.

영어에서의 생략어, 특히 메일에서 사용하는 것에는 몇 가지 패턴이 있습니다.

bp=boiling point(비점)처럼 특정한 긴 단어를 정해진 말투를 줄여서 말하는 방식으로 단위나 

요일, 월, 주 등 많은 부분이 줄임말로 표현되고 있습니다.

 

소위 말하는 보통 생략어입니다.

또 하나는, FYI=For your information이나 ASAP=as soon as possible과 같이, 

프레이즈나 짧은 메시지의 앞글자를 딴 약어로, 정해진 정형문구에 대해 사용되는 것입니다.

 

이것은 영어로는 acronym(머리문어)이라고 해서 생략어와는 구별이 됩니다.

미국 내에서도 지역·환경에 따라서는 통하지 않는 것이나 극히 내부에서만 사용하는 것, 

사람에 따라서는 모르는 것도 있기 때문에, 특히 유명한 것 이외는 상태를 보면서 사용하면 좋다고 생각합니다.

 

약칭	정식적인 말투
abbr	abbribiation, 즉 생략을 줄여서 abbr이라고 합니다.
FYI	For your information의 약자로, 일본의 메일에서는 그다지 이런 표현은 하지 않을지도 모릅니다만, '참고로'라는 의미로 상당히 많이 사용됩니다.사용법은, 「FYI,」에 계속해서 전하고 싶은 내용을 써 나갑니다.
FOC	Free of charge. 즉 무료라는 거죠.단순히 free라고 하는 편이 볼 수 있는 기회가 더 많을 수도 있습니다.
FTF	face to face. 직접 만나서 얼굴을 마주보고.일본어로도 페이스 투 페이스라고 말하는 사람이 있습니다.
FYEO, FYO	for your eyes only의 약자로, 상대방에 대한 메일에 썼을 경우, 그 상대방에게 친전 메일, 다른 사람에게는 보여주지 마세요와 같은 의미입니다. 연인에게 보내는 편지 등에도 사용됩니다.
ASAP	as soon as possible의 약자입니다.시급히, 가능한 한 빨리, 라는 의미입니다.
MOQ	minimum order quantity. 최소 발주 단위의 의미로 사용되는 경우가 있습니다만, 이런 단어는 생략하지 않는 편이 좋을지도 모릅니다.
PO	purchase order, 즉 주문서를 말합니다.PO#라고 되어 있으면, 주문서 번호를 말합니다.
P/I	proforma invoice 말입니다.단순히 PI라고도 합니다.
INV	Invoice의 약자로, INVNO.라고 하면 인보이스 번호를 말합니다.
PS	Postscript의 약자로 추신이라는 뜻입니다.일본어로도 그대로 PS로 통하네요.
AKA	asknown as의 약자로 ~로 알려진 ~이기도 하다 라는 식으로 사용합니다.
AWA	as well as의 약자입니다.원래가 짧은 문구이기 때문에 줄이지 않아도 될 것 같은 생각도 듭니다.
BOT	back on topic의 약자로, 본제로 돌아가는 것을 의미합니다.
CYA	see ya, 즉 see you의 과장된 말투입니다.c와 see가 같은 소리임을 건 말장난입니다.
dyk	do you know의 약자로 아느냐의 의미입니다.
dwai	dont worry about it의 앞글자를 딴 아크로님인데, 이렇게 되면 단축형을 모르면 무엇을 의미하는지 모릅니다.
eof	end of file의 약자로, 프로그램 등을 쓰는 사람에게는 친숙할지도 모릅니다.
eom	end of message의 약자로, 메시지의 마지막 줄에 쓰여져 있기도 합니다.
ex	extension의 생략형으로 ex.2553 등으로 되어 있는 경우, 내선번호를 나타내고 있습니다.
b4	before의 약자입니다.4가 영어로는 four 때문에 소리를 건 말장난과 같습니다.비즈니스 메일에서는 잘 안 봐요.
L8R	8은 eight(에잇)이기 때문에 발음상 later에 숫자 8을 곱한 표현입니다.인터넷 상에서는 사용하는 사람이 있지만, 비즈니스 메일에서는 별로 보지 않습니다.
ATM	at the moment의 생략형으로, 현재로서는 현시점에서는 라고 하는 말투입니다.생략 여부를 떠나 편리한 말투입니다.
Btw	By the way, 의 생략으로 '그런데,'와 같은 의미입니다.화제를 바꿀 때 자주 나와요.아크로님으로서는 꽤 대중적인 부류일지도 모릅니다.
b/w	between의 생략형으로 '~사이에'라는 뜻입니다.
brb	beright back의 생략형으로 곧 돌아오겠다는 뜻입니다.메일에 적혀있는 것은 별로 보지 않습니다.채팅 등에서 사용하는 경우는 많을 수도 있습니다.
pls	please를 생략어로 한 패턴으로 부탁할 때 사용합니다.공식적인 부탁이나 사과 등의 경우에는 이런 생략어는 사용하지 않는 것이 좋다고 생각합니다.
req	request의 약자입니다.영문 메일에서는, 제목에 사용하는 것이 비교적 있습니다.의뢰의 의미입니다.
JK	just kidding의 생략으로 농담입니다, 라는 뜻입니다.
lol	Laughing out loud의 생략형으로, 큰 소리로 웃는다, 일본어로는 (웃음)에 해당하는 것이지만, 비즈니스 메일에서는 별로 볼 수 없습니다.
NPN	No Reply (Response) Necessary의 생략어로, 이 메일에는 회신이 필요 없습니다, 라는 문장입니다.비즈니스 메일의 경우, 반드시 회신한다고 하는 정책을 가지고 있는 사람도 있기 때문에, 그러한 배려는 불필요합니다라고 상대를 걱정한 한 문장입니다.
ETA	Estimated time arrival의 약자로, 도착 예정일, 도착 예정 시각을 의미합니다.E.T.A처럼 도트를 넣는 사람도 있습니다.
ETD	Estimated time for departure 혹은 Estimated time for delivery 생략입니다.전자는 출발 예정일, 출발 예정 시각의 의미이며, 후자는 착하일, 배달일의 예정일입니다.납기 회답 등에 사용할 수 있는 편리한 말투입니다.
TBD	To be determined의 생략으로 직역은 '나중에 결정한다', 즉 현시점에서는 미정인 경우의 상투적인 문구입니다.견적서 등에도 자주 사용합니다.
biz	business의 약자로 조금 멋있어?말투일 수도 있어요.
TIA	Thanks In Advance의 약자입니다만, 아크로님을 잘 모르면 무슨 말인지 개운합니다.미리 감사의 말을 하는, 즉 무언가의 의뢰 메일의 마지막에 이 한 문장을 더해 두는 듯한 문구입니다.협조해 주셔서 감사합니다, 라고 말씀하시는 건가요.
tnx, thx	Thanks의 약자입니다.친한 사람끼리나 부담 없는 감사 인사, 적절한 상황에서 사용하는 경우가 많은 것 같습니다.
viz.	Videlicet.(namely)의 약자로, '즉, 바꿔 말하면'의 의미입니다.
TGIF	thank godits Friday의 생략으로 '드디어 금요일이다!'라고 주말의 도래를 기뻐하는 표현입니다.
bbl	be back late의 생략으로, 나중에 돌아올 것을 의미합니다.
Re	Regarding 혹은 Response의 의미로 쓰이지만 헷갈리기 때문에 줄이지 않는 편이 좋을지도 모릅니다.
TTYL	Talk to you later의 약자로, 나중에 이야기를 나누자는 뜻입니다.
Rgds	Regards, 의 약자입니다.이 정도면 아무것도 생략하지 않아도... 라고 생각하게 됩니다.
dept.	Department의 약자입니다.즉 부나 부서명 생략입니다.자주 사용합니다.
div.	division의 약자로 위와 같이, 「부」 「부문」등을 의미합니다.
dist.	district의 생략으로, 지구의 의미를 가집니다.
cent.	centry의 생략으로 세기의 의미입니다.
assy	assembly의 약자로, 일본어에서도 그대로 사용하기 때문에 생략어라고 눈치채지 못하는 사람도 있을지도 모릅니다.어셈블리 말입니다.
iow	in other words, 의 생략으로, 다시 말하면, 의 의미입니다.
gj	good job의 생략으로 잘했다고 칭찬할 때 사용합니다.윗사람에게는 사용하지 않습니다.
gl	good luck의 생략어입니다.
GMAB	give me a break의 아크로님으로, 용서해 주세요, 라는 의미가 됩니다.
ave.	Avenue의 생략으로, ~통과 같은 주소를 나타낼 때 자주 사용하는 말투입니다.
ed.	edited의 약자로 편집한 것이나 편집한 사람을 나타내는 줄임말입니다.
rev.	revision, revised의 약어로, 정정한 경우나 개정한 경우에, 기재됩니다.인명이 뒤따르는 경우에는 개정한 사람을, 날짜의 경우에는 개정일을 나타냅니다.
Attn	오래전부터 자주 사용하는 생략 후입니다.Attention: Mr. Blue 등의 쓰임새로, 누구 앞의 것인지 나타내는 줄임말입니다.레터 외에 견적서나 인보이스에도 자주 사용합니다.
cs	case의 약자로 몇 박스인지 표현할 때 사용합니다.
pcs	pieces의 약자로 개수를 표현하는 것인데, 물건이 하나라도 pcs로 관례적으로 사용하는 경우가 많습니다.숫자 뒤에 이것이 있는 경우는, 「개」라고 하는 의미입니다.

 

 

영문 비즈니스 메일로 재촉하는 예문

영어는 명확하고 또렷한 언어라고 합니다만, 외국인이라도 영어에 익숙해진 분일수록,

비즈니스의 장소에서는 「명언」이나 「단정」을 피하는 경향에 있습니다.

 

Yes나 No를 분명히 말하는 것은 실제 비즈니스 씬에서는 별로 없습니다.

 

정말로 승낙했을 때는 Yes를 받을 수 있고, 결정적으로 안 되는 경우도 No를 받을 수 있지만,

그렇지 않은 경우가 실제 비즈니스에서는 더 많다고 생각합니다.

 

따라서 이도 저도 아닌 경우 의외로 메일 답장 자체가 보류되어 답장이 오지 않을 수 있습니다.

이럴 때는, 메일의 답장을 재촉할 필요가 있습니다.

 

대답이 필요한 경우, 어떤 경우든 어쨌든 몇 번이나 끈기 있게 콘택트를 하지 않으면

사람이나 나라에 따라서는 좀처럼 대답이 오지 않습니다.

 

Thank you for taking your time during the exhibition held on April 1.
It was our pleasure to discuss the possibility of applying our products to your production line.

We are very interested in discussing more about this issue in details. 
As I've mentioned during this meeting, we would like to have specification in details
so that we can exhibit concrete cost reduction plan for your site.

4월 1일에 개최된 전시회에서는 시간을 내주셔서 감사합니다.
귀사의 생산라인에서 우리 제품의 적용 가능성에 대해 이야기 할 수 있어 감사합니다.

전시회 미팅에서도 말씀드렸듯이 더 구체적인 사양을 알려주시면
저희가 구체적인 제조비용 저감방안을 제시해 드릴 생각입니다.

4月1日に開催された展示会ではお時間をいただきありがとうございました。貴社の生産ラインで当社の製品の適用可能性についてお話しすることができ、ありがとうございました。

展示会での打ち合わせでもお伝えしましたとおり、さらに具体的な仕様をお教えいただければ、弊社から具体的な製造コスト低減案を提示させていただきく考えております。

 

On April 1, we have both confirmed that the ETA for product ABC will be April 5.
However, today is already April 10th and we haven't received any item so far.

Let us know the status and plan for this shipment urgently. 
We need to have this item as soon as possible.

4월 1일에 제품 ABC의 착하일은 4월 5일 예정으로 확인되었습니다.
그러나 오늘 4월 10일이 되어도 도착하지 않은 상황입니다. 

빠른 시일 내에 상황과 출하 예정에 대해 연락을 받고 싶습니다.
저희 회사에서는 이 제품이 당장 필요한 상황입니다.


4月1日に、製品ABCの着荷日は4月5日予定だと確認いただきました。しかしながら、今日、4月10日になっても届いていない状況です。 至急、状況と出荷予定につきご連絡頂戴したく。当社ではこの製品がすぐに必要な状況です。

 

Last week, we have received your PO regarding product ABC.
As we have agreed, the payment terms for this product is T/T in advance.

We cannot dispatch this product unless we confirm your payment.
We kindly request you to send your payment by T/T.

지난주에 제품 ABC 주문서를 받았습니다.
이미 합의하신 대로, 본 제품은 전신 송금의 선불 조건으로 거래되고 있어
입금이 확인될 때까지 출하가 불가능한 상황입니다.

확인 부탁드립니다.

先週、製品ABCの注文書をいただきました。すでに合意いただいている通り、本製品は電信送金の先払い条件でのお取引となっており、ご入金が確認できるまで出荷ができない状況です。ご確認のほどお願いいたします。

 

 

 

According to your PO,
we have delivered 40 pcs of parts to your factory but have not received any payment so far. 

As we have agreed, your payment should be sent to us within 1 week after receiving the goods. 
It's been 3 weeks after our delivery. 

Await your quick response for this status.

주문서에 따라 당사에서 40개 발송한 만큼의 지불을 받지 못했습니다.

착하 후 1주일 이내의 지불이라는 조건으로 합의되어 있었다고 생각합니다만,
송부 후, 이미 3주 경과했습니다.

본건의 상황에 대해 조속히 연락을 받고 싶습니다.

ご注文書に基づき、当社から40個発送した分のお支払いをいただけておりません。着荷後、1週間以内のお支払いとの条件で合意されていたかと思いますが、送付後、すでに３週間経過しています。本件の状況につき、早急にご連絡頂戴したく。

 

 

영문 메일로 첨부합니다를 표현하기

첨부 파일에 의한 문서 송신은 메일에서는 가장 많은 패턴 중 하나일지도 모릅니다.

첨부 파일에 관련된 메일의 트러블로서는, 상대가 첨부 파일을 켜 놓고 있다,

혹은 첨부 파일을 열 수 없다, 글자가 깨져 있다 등이 있습니다.

 

또 이쪽에서 보낼 때 첨부파일을 붙이는 것을 잊어버리는 경우도 있을 것입니다.

이런 경우의 간단한 표현법에 대해서도 이야기하겠습니다.

 

 

Please find attached file for ～ Please find attached file as ～ ~를 위한 첨부파일을 봐주세요.첨부 파일을 보냅니다, 의 정형문입니다.무슨 파일인지, 어느 분의 파일인지 명시하고 싶은 경우의 사용법입니다.

Please confirm the file as attached. Kindly find attached file. 둘 다 단순히 첨부파일을 붙여서 보냅니다, 라는 의미입니다.

Please check the attached file as you have requested. 요청하신 대로 첨부 파일을 보내드리겠습니다, 확인해 주세요.

Here is the attached file that I've mentioned. Please confirm. 이것이 이야기했던 첨부 파일입니다.확인해주세요.

I forgot to attach the file. Please confirm as attached. 비교적 흔한 '첨부하는 것을 잊었기 때문에 재발송합니다'의 

의미가 됩니다.

If you have trouble seeing this attached file, please let me know. 첨부 파일을 볼 수 없는 경우 알려주세요.

첨부 파일을 보내는 메일에 덧붙일 수도 있는 상투적인 문구입니다.

I couldn't see the attached file. It seems that file has been broken. 첨부 파일이 손상되어 열 수 없는 경우.

Currently, we do not have the software to open your attached file. Could you send us by 

Microsoft Word 2000 format or PDF?

첨부 파일의 형식을 변경하고 싶은 경우에 사용합니다.

첨부 파일을 열기 위한 소프트웨어가 없기 때문에 워드나 PDF 형식으로 보내주지 않겠습니까, 라는 의미입니다.

 

 

 

 

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